第35回医療情報学連合大会(第16回医療情報学会学術大会) 2015年11月1日~4日 沖縄県宜野湾市

 

発表者へのお知らせ <口演発表><ポスター発表><HyperDEMO

口演発表予定者へお知らせ:

発表時間>

・一般演題は1演題15分(発表10分、質疑応答5分)です。発表時間をお守りください。

・発表当日は、発表セッション開始時刻1時間前までに「座長・演者受付」(沖縄コンベンションセンター劇場棟ホワイエ)で受付を済ませてください。

・セッション開始時刻の15分前には各会場にて待機してください。

・セッションが始まりましたら座長の指示に従ってください。

<発表方法>

・各自ノートパソコンをご持参ください。操作もご自身で行ってください。

・当日ご持参のPCとプロジェクタとの接続不調に備えて、Windows 7 +PowerPoint 2010以降、またはAdobe Acrobat Readerで投影可能なファイルを、必ずUSBメモリにてご持参ください。

・セッション開始10分前に、ご自身のPCを会場左前方にいるオペレータまでご持参ください。

・事務局ではXGA解像度 (1024×768ピクセル)の液晶プロジェクタを用意します。入力端子はD-sub15ピン(ミニ)のケーブルです。一部のPCでは別途コネクタが必要な場合がありますので、必ず持参してください。

・プロジェクタの解像度より大きい場合、スライドの周囲が切れたり、映らない場合がありますので事前に確認をして下さい。

・会場には100Vの商用電源をご用意しております。ノートパソコンの電源アダプタも必ずご持参ください。

・スクリーンセーバーと省電力設定は事前に解除しておいてください。

・発表する内容のPowerPointは発表前に立ち上げておいてください。

・発表まで、次演者席付近にてお待ちください。

・発表の順番が来ましたら、各自のパソコンを持ってご登壇ください。発表者演台近くにおりますPCオペレータがプロジェクタに接続します。

・日本医療情報学会の規定により、発表スライドの最初または演題・発表者などを紹介するスライドの次に、COI開示が必要です。JCMI35大会側でサンプルのスライドを用意しましたので、こちらをダウンロードして適宜お使いください。

・発表が終わりましたら、PCオペレータがケーブルを外しますので、ご自身のパソコンをお持ちになり、ご降壇ください。

<会場設置のパソコンを利用される場合の注意事項>

・OSはWindows7, アプリケーションはMicrosoft PowerPoint 2010です。

・大会が各会場に用意するのはWindows PCのみです。発表でMacをご利用になりたい場合は、大会では機器を準備していませんので、必ずご自身のパソコン本体、電源アダプタ、ディスプレイ変換コネクタ等を忘れずにお持ちください。

・他のファイルが入っていないUSBメモリに、演題番号のフォルダを作成してデータを入れてお持ちください。

・USBメモリは、必ず事前にウィルスチェックをお願いいたします。

・ご利用にあたって、プレゼンテーション時の動作不具合、文字化け・レイアウトのズレ、コンピュータ・ウィルス感染等について、大会では責任を負いかねますので、ご了解願います。

ポスター発表予定者へお知らせ:

<ポスターの受付>

 ・参加登録を完了の上で、ポスター掲示時に「座長・演者受付」(沖縄コンベンションセンター劇場棟ホワイエ) で受付を済ませてください。

<ポスター掲示・撤去>

 ポスター貼付※   :11月2日(月) 9:00~13:00

 ポスター撤去※※:11月4日(水) 14:45~16:00  ポスターは3日間掲示し、4日(水)の撤去時間帯に速やかに撤去してください。

今回、ポスターの現地印刷サービスを依頼した場合は別途メールでお知らせしていますが、ポスターの貼付は大会側で行いますので、ポスターの確認のみで結構です。

※※ポスターを撤去時間内に撤去されない場合は、大会で処分いたしますのでご了承ください。

<ポスターパネル>

 ・ポスターパネルの大きさは幅90cm、高さ210cmです。パネルの左上部に演題番号を掲示してあります。

 ・ポスターはA0サイズに収まるように作成してください。一番上に演題名、次に演者名と所属を記載し、最後にCOI開示(日本医療情報学会の規定により)が必要です。JCMI35大会側でサンプルのスライドを用意しましたので、こちらをダウンロードして適宜お使いください。COI開示を掲示したポスターのサンプルはこちらです。

 ご注意:従来は演題名や演者名(共同演者含む)、所属は20cm×80cmの範囲で別に作っていただいていましたが、今年は、A0サイズの中にすべて記載します。

<発表方法>

ポスターセッション:

 ・セッション毎の座長進行によるポスターパネル前での発表です。(発表時間等は、プログラムでご確認下さい)

 ・ポスター発表は1演題8分(発表5分、質疑応答3分)です、発表時間をお守りください。

 ・セッション開始時刻の15分前には各会場にて待機してください。

立会い(フリーディスカッション) :

 ・発表者が指定する時間帯(1時間)の立会いを3日間の中で、最低1回行っていただきます。下記の時間帯から1時間を選び、パネルに掲示してください。(記入用紙は大会で用意します)

 ・11月2日(月) 13:00~18:00

 ・11月3日(火)  9:00~18:00

 ・11月4日(水)  9:30~15:00

<ポスターの現地印刷サービス> ポスターの現地印刷サービスは富士ゼロックス株式会社のご厚意で実施いたします。

 本大会は、参加者への利便性を考慮し、ポスターの現地印刷サービスを実施します。ポスターのPDF データをメールで送付いただければ、ポスター(A0) を現地で印刷し会場で貼付します。ポスターの紙質は半光沢紙で、データの受付期限は 10 月21 日(水)です。半光沢紙の場合は無料です。持ち帰りの際に軽く折りたたむことができる不織布(イーストロンリーフ紙)を希望される場合、1 枚につき7,020 円(税込)必要です。現地印刷サービスをご利用いただく場合、ポスターの貼付は大会側で行いますが、発表前に必ずご自身のポスターを確認してください。また、ポスター発表時間に不在の場合、発表取消となりますので、ご注意ください。→現地印刷サービスは終了しました。26日以降はご自身で印刷して規定の時間に会場に貼付なさってください。

<ポスター様式>

  ポスターの様式が例年と変わります。本大会ではポスターはA0サイズに収まるように作成し、一番上に演題名、次に演者名と所属を記載し、最後にCOI開示(日本医療情報学会の規定により)が必要です。従来は演題名や演者名(共同演者含む)、所属は20cm×80cmの範囲で別に作っていただいていましたが、今年は、A0サイズの中にすべて記載します。パワーポイントのポスターサンプルをご覧ください。なお、ポスター現地印刷サービスを利用されない場合は、A0一枚に印刷するだけでなく、A4やA3を並べてポスターとすることも可能です。この場合も演題名、演者名、所属、COI開示はA0のスペース内に記載してください。

<A0ポスターのPDFの作成方法>

 Adobe InDesign などのレイアウトソフトを用いるか、PowerPoint で原稿を作成します。PowerPoint のサンプルファイルはこちらです。レイアウトソフトを使う場合も一度ご覧ください。現地印刷を希望される場合は、用紙の端2.0cm程度は印刷できませんので、上下左右いずれも端から2.0cmはあけてください。あとはレイアウトソフトの機能でPDFを作成するか、PowerPoint の印刷機能でプリンタを「Adobe PDF」に指定してPDFファイルを作成してください。PowerPoint の場合、印刷前にプリンタのプロパティをクリックし、Adobe PDFの設定で、PDF設定のプルダウンメニューで「高品質印刷」を選んでください。印刷設定で「高品質」のチェックを入れないと、透明効果等がきれいに表現されない場合がありますのでご注意ください。レイアウトソフトをお使いになる場合はそれぞれのソフトの方法で、「高品質印刷」を指定してください。「高品質印刷」にしなくても印刷はできますが、一部の画像などで品質が落ちることがあります。Adobe以外のPDFプリンタを用いている場合はそれぞれのマニュアルを参照してください。PDFファイルの名前はお送りしたメールの最初の方に記載しています「ポスター番号」にしてください。ポスター番号 p3223の場合は、PDFファイルは p3223.pdf にしてください。またこの番号をポスターの右上に印刷するようにしてください。ハイパーDEMOで発表される方で、2枚のポスターにされる方はポスター番号に枝番をつけてください。(例 h3J11-1、h3J11-2)PDFファイルができましたら、以下のアドレスにメールの添付ファイルでお送りください。この時メールのタイトルはポスター番号にしてください。また不織布(イーストロンリーフ紙)印刷を希望される場合は本文に「イーストロン紙印刷希望」と明記してください。代金はのちほど請求いたします。

送付先アドレス:pfile@hcc.h.u-tokyo.ac.jp

締め切り 2015年10月21日(水)→終了しました(26日以降はご自身で印刷して規定の時間に会場に貼付なさってください。)

 このアドレスは100MBまでのメールを受信可能です。サイズがこれを超える場合、あるいは送信の際に大きなファイルを送れない場合は、JCMI35事務局までご相談ください。宅ファイル便などをご案内いたします。データの送付先や、(現地印刷サービスを利用されない場合)ポスター貼付時間など、詳細は決まりしだいHPでご案内いたします。現地印刷をご希望で、締め切りに間に合わない場合は21日までに、事務局にお問い合わせください。(現地印刷を保障するものではありません。)

JCMI35事務局: jcmi35@hcc.h.u-tokyo.ac.jp

 

HyperDEMO発表予定者へお知らせ:

<HyperDEMOの受付>

 ・参加登録を完了の上で、発表物の準備時に「座長・演者受付」(沖縄コンベンションセンター劇場棟ホワイエ) で受付を済ませてください。

<発表物の準備・撤去>

 ・準備時間 :11月1日(日) 15:00~17:00 および 2日(月) 9:00~13:00

 ・撤去時間※:11月4日(水) 12:00~16:00

  ※時間内に撤去されない発表物は大会で廃棄しますのでご了承下さい。

<小間(ブース)仕様>

 ・演題番号は大会側で用意します。番号は貼付面左上部に貼り付けられています。(H200mm×W200mm)

 ・PC等の機材は盗難防止用チェーンをするなど配慮ください。紛失などの事故があっても大会や会場は責任を負いかねます。

 ・後壁は白色のシステムパネルを使用します。ポスター等を掲示する場合は、会場にS字フック、フック用チェーンおよび両面テープを用意しておきますのでご利用ください。

 ・日本医療情報学会の規定により、パネル等によりCOI開示が必要です。サンプルはこちらです。

注意:

・ 演題番号(20cm 角)は大会側で用意しますが、演題名・演者(所属)は、各自がご用意して貼付ください。

・ PC 等の機材は盗難防止用チェーンをするなど配慮ください。紛失などの事故があっても大会や会場は責任を負いかねます。

・ 梱包箱はテーブル下に自主管理のもと置いてください。

・ 後壁は白色のシステムパネルを使用します。ポスター等を掲示する場合は、会場にS字フック・フック用チェーンおよび両面テープを用意しておきますのでご利用ください。

・ポスターの現地印刷サービスを申し込んだ方は、大会事務局にて、ポスターをお受け取りください。

<発表方法>

HyperDEMOセッション:

 ・セッション毎の座長進行によるブース前での発表です。(発表時間等は、プログラムでご確認下さい)

 ・HyperDEMO発表は1演題15分(発表8分、質疑応答7分)です、発表時間をお守りください。

 ・セッション開始時刻の15分前には各会場にて待機してください。

立会い(フリーディスカッション):

 ・発表者が指定する時間帯(1時間)の立会いを3日間の中で、最低1回行っていただきます。下記の時間帯から1時間を選び、ブースに掲示)してください。(記入用紙は大会で用意します)

 ・11月2日(月) 13:00~18:00

 ・11月3日(火)  9:00~18:00

 ・11月4日(水)  9:30~15:00

<HyperDEMOでのポスター現地印刷サービス>

 本大会は、参加者への利便性を考慮し、ポスターの現地印刷サービスを実施します。ハイパーDEMO でご発表を予定されている方もこのサービスを利用できます。ハイパーDEMO で、壁面をフルに使えばA0 のポスターを2面貼ることが可能です。(2 面目の形式は自由です。)ただしハイパーDEMO はポスターを貼る場所が事務局ではわかりませんので、大会本部に受け取りにきていただき、ご自身でお貼りください。ポスターの作成方法など、詳細は上記「ポスター発表予定者へ」をご参照ください。

座長の方へお知らせ:

<一般演題(一般口演・ポスター・HyperDEMO)座長へのお知らせ>

・担当セッション当日は、セッション開始時刻30分前までに「座長・演者受付」(沖縄コンベンションセンター劇場棟ホワイエ)で受付を済ませてください。

・開始時間の15分前までに、会場の次座長席でお待ちください。

・各演題の発表時間は質疑応答も含めて下記の通りです。

  一般口演は15分(発表10分、質疑応答5分)

  ポスター発表は8分(発表5分、質疑応答3分)

  HyperDEMO発表は15分(発表8分、質疑応答7分)

・演題ごとのタイムキーピングとセッション全体のタイムキーピングは座長の先生にお願いします。

・担当セッションが予定時間内に終了しますようにお願いいたします。

・ご担当セッションの中から、優秀演題・論文投稿を勧める演題の推薦をお願いします。会場係(実行委員)が演題リストをお渡ししますので該当欄を記入し、セッション終了後に会場係(実行委員)にお渡しください。

 

<企画セッション座長へのお知らせ>

・セッション当日は、セッション開始時刻30分前までに「座長・演者受付」(沖縄コンベンションセンター劇場棟ホワイエ)で受付を済ませてください。

・開始時間の15分前までに、会場の次座長席でお待ちください。

・セッションの進行は座長の先生におまかせします。

・担当セッションが予定時間内に終了しますようお願いいたします。